La scoperta dello Smart Working in tempi di emergenza

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La scoperta dello Smart Working in tempi di emergenza

L’attuale emergenza sanitaria ha reso di grande attualità lo smart working: se ne parla ovunque e in ogni momento ed è stato adottato da numerosissime aziende in questo frangente pur di non bloccare l’operatività quotidiana delle imprese e delle organizzazioni del settore pubblico. Se da una parte questa forma di lavoro flessibile è sempre più richiesta, esistono ancora alcuni ostacoli culturali che hanno impedito fino ad oggi al lavoro agile di estendersi su larga scala. Basti pensare che secondo i dati 2018 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, si stima che gli italiani che lavorano con questa modalità sono circa 570 mila, evidenziando un trend in crescita ma con numeri ancora esigui se consideriamo un potenziale di 8 milioni di lavoratori. Lo smart working va pensato, progettato e calato in modo mirato in ogni contesto lavorativo, perché il rischio di vanificare benefici e vantaggi è elevato. Sperimentarlo in condizioni improvvisate o di emergenza, può non generare gli effetti desiderati in quanto il lavoro agile, richiede un cambiamento del nostro modo di collaborare all’interno di un’organizzazione. Le persone devono imparare a lavorare in maniera autonoma, con sistemi di misurazione della performance diversi da quelli legati alla cultura del cartellino, che siano capaci di far convergere obiettivi personali e professionali con quelli aziendali. Solo con un approccio diverso, maggiore autonomia, un’adeguata formazione si può garantire una maggiore produttività e quindi “portare a casa il risultato”.

Miglior worklife balance lavorando da casa

Nel ritmo frenetico della vita quotidiana, soprattutto nelle grandi città, poter ottimizzare la gestione del proprio tempo e conciliare al meglio gli impegni personali e quelli lavorativi è una necessità sempre più pressante. Le fonti di stress e nervosismo sono innumerevoli: un difficile tragitto casa-lavoro, dover dedicare buona parte della giornata all’attività lavorativa, complessità nell’organizzazione familiare soprattutto per chi è genitore, etc. Quindi, emerge prepotentemente il bisogno delle persone di dedicare una parte della propria giornata ad attività utili per rigenerarsi non solo a livello mentale, ma anche emotivo e fisico e di organizzare con più calma la propria routine. In questo contesto, lavorare in modo agile, da un luogo familiare, aiuta a sentirsi più sereni, tranquilli e rilassati nella gestione e nell’organizzazione del proprio lavoro, con immediati effetti positivi sulla salute e sulla produttivitàI vantaggi di questa modalità innovativa sono molti e per tutti, sia per il lavoratore che per l’azienda. Sempre secondo uno studio del Politecnico di Milano si risparmiano fino a 90 minuti di viaggio per raggiungere l’ufficio,10 euro nei trasporti, circa 25 euro di baby sitter o doposcuola mentre la produttività aumenta del 15%, le aziende possono razionalizzare gli spazi e fare saving sui costi ed economie di scala. Anche lambiente ha i suoi benefici grazie all’abbattimento delle emissioni di Co2 in maniera significativa.

Attenzione a burnout, distrazioni e isolamento

Lo Smart Working può sembrare la soluzione per ritrovare una propria libertà, però bisogna fare i conti anche con il rovescio della medaglia evidenziando possibili svantaggi come ad esempio la reperibilità continua e il rischio che il lavoro si sovrapponga alla propria vita privata. Con tale modalità, si tende infatti, ad essere sempre raggiungibili e disponibili e questo può potenzialmente, creare o aumentare i conflitti all’interno del nucleo familiare. Restare connessi troppo a lungo espone anche a rischi per la propria salute psichica, che può essere compromessa a causa dello svilupparsi della dipendenza tecnologica o al burnout, termine con il quale si indica lo stress provato al lavoro e che determina un logorio psicofisico ed emotivo. Il lavoratore è esposto a una maggiore solitudine e a una pressione psicologica, sotto la quale è facile scivolare nell’isolamento e nel malessere, nella degradazione della coscienza e dunque, nell’alienazione. In questa ultima accezione, l’uomo perde la propria essenza, la facoltà del pensiero, per diventare un semplice esecutore, un ingranaggio del sistema produttivo. È bene dunque, rispettare il più possibile i tempi che scandiscono la vita lavorativa e privata, così come l’orario giornaliero con un inizio e una fine, con pause a intervalli regolari e attività a fine giornata che permettano di distrarsi e rigenerarsi. Coltivare i propri hobby, praticare sport, stare all’aria aperta, e non trascurare il proprio aspetto, sono azioni importanti per assicurare il benessere psicofisico.

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Coniugare tecnologie e cambiamento culturale

Le nuove tecnologie esponenziali, hanno portato cambiamenti radicali nelle aziende, non solo nel modo di progettare, produrre, comunicare, vendere, etc.. ma anche nel modo di intendere il lavoro. Occorre prevedere ambienti sempre più ibridi che integrino desktop e mobile, spazi più vivibili, accesso facile e sicuro ai sistemi e documenti aziendali che rendano effettiva l’opportunità di lavorare al di fuori dell’ufficio. La tecnologia è la chiave di questo cambiamento perché solo con la sua applicazione è possibile connettere persone, spazi e oggetti con l’obbiettivo di facilitare la collaborazione nei gruppi di lavoro e realizzare i progetti aziendali. Tutto ciò deve essere pensato e disegnato opportunamente per costruire un’infrastruttura che favorisca lo Smart Working. Le tecnologie che possono facilitare questo passaggio sono ad esempio il cloud e le VPN (reti private virtuali), attraverso le quali è possibile creare un ambiente altamente sicuro e personalizzato in grado di connettere in modo più produttivo dati, applicazioni e sistemi con la certezza di lavorare sempre su dati aggiornati e protetti. Altri strumenti fondamentali sono quelli che permettono l’interazione in tempo reale tra colleghi come ad esempio la videoconferenza, comunicazione voce, chat e instant messaging. Essi ampliano e rendono virtuale lo spazio di lavoro con il beneficio di facilitare la comunicazione tra colleghi e creare una rete di network anche con figure esterne all’azienda. Ma le tecnologie da sole non sono sufficienti. Da qualche anno, nelle aziende si stanno sviluppando politiche legate al benessere delle risorse umane ponendo al centro delle proprie attività l’individuo, inteso come prima risorsa utile allo sviluppo dell’azienda. Le persone sono un asset importante dell’impresa ed è necessario permettere loro di lavorare in un ambiente stimolante e che generi benessere. Il principale fattore abilitante di questo nuovo scenario è la cultura. La cosa che spesso viene dimenticata, sia dai lavoratori che dalle organizzazioni, è che essere “smart”, non significa semplicemente lavorare qualche giorno a settimana da casa, perché lo smart working è un nuovo approccio al tradizionale modo di lavorare e di collaborare all’interno di un’organizzazione. Finché i manager non comprenderanno la vera essenza del lavoro agile, questo nuovo modello di lavoro avrà difficoltà a diffondersi. La principale criticità connessa allo smart working consiste nel realizzare il cambiamento culturale necessario per passare dall’orientamento a “direttive, controllo e presenzialismo” all’orientamento ai risultati. Purtroppo prevale ancora l’idea di voler controllare il dipendente, di tenerlo legato alla sedia per un determinato numero di ore come se la sua produttività fosse proporzionale alle ore di lavoro passate di fronte allo schermo. Mettendo il lavoratore al centro dell’organizzazione, come già ci ha insegnato l’umanesimo digitale, lo si rende responsabile e autonomo anche in merito alla scelta del luogo, gli orari e gli strumenti con cui svolgere le proprie attività.

L’emergenza attuale potrebbe rappresentare la leva che cambierà finalmente l’approccio culturale allo smart working diffondendo la consapevolezza che questo passaggio non e’ solo una scelta emergenziale dove ci si limita a distribuire più device come PC, tablet e software, ma richiede incisivi cambiamenti nella cultura organizzativa, ossia basare la produttività su obiettivi e risultati, sulle tecnologie esponenziali e sempre meno sulla presenza fisica. Ora è il momento di prendere provvedimenti non solo per resistere alle attuali pressioni economiche, ma anche di pianificare a lungo termine. Solo cosi le nostre organizzazioni potranno restare al passo con la continua evoluzione tecnologica e restare attive in mercati sempre più competitivi.

SZ

Sandro Zilli
sandro.zilli@yahoo.it

INNOVATION MANAGER - BUSINESS COACH

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