Change Management cos’è e come funziona

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Change Management cos’è e come funziona

Oggi, per qualsiasi organizzazione che opera in un mondo in continua evoluzione, il Change Management è diventato uno dei fattori di successo più critici.  Lo è perché l’innovazione tecnologica cresce esponenzialmente, i comportamenti dei clienti cambiano di continuo, nuove normative di mercato vengono introdotte regolarmente e le aziende devono far fronte a crisi globali senza precedenti. Cambiare è inevitabile e la preparazione al cambiamento, sempre più rapido, multiforme e sovrapposto, diventa una delle priorità principali. Qualunque sia la situazione, le aziende devono costantemente prendere decisioni su come cambiare e adattare la propria organizzazione e questo comporta un costante ripensamento dei modelli organizzativi.

I cambiamenti organizzativi spingono in avanti l’azienda permettendole di espandersi e restare al passo con i tempi, ma questo è possibile solo quando si può fare affidamento su una struttura agile e flessibile in grado di rispondere velocemente alle nuove sfide che sono sempre meno prevedibili.

Appare dunque evidente che affrontare il cambiamento e il suo impatto, è una necessità assoluta per le organizzazioni. Ed è qui che entra in gioco il Change Management, un approccio ma anche una competenza, finalizzata al processo di cambiamento nelle organizzazioni in generale ma soprattutto nei gruppi e nelle persone che la compongono, per favorire in concreto la transizione da uno stato corrente verso un assetto futuro desiderato.

Attraverso il Change Management è possibile modificare l’ordine delle cose in modo da assicurare che i cambiamenti siano implementati nel modo giusto, limitando i problemi e sostenendo vantaggi duraturi. Tale attività valuta anche gli impatti più ampi del cambiamento, focalizzandosi sugli effetti che esso produce, su individui e team, nel lungo periodo. Con il Change Management si può affrontare da un semplice cambiamento di processo ad importanti cambiamenti come una fusione tra aziende, l’introduzione di un nuovo modello di business, una trasformazione digitale, il lancio di un nuovo prodotto e molto altro ancora. L’obiettivo generale consiste nell’avere un piano specifico che tutti possano capire, che preveda sia l’impatto del cambiamento all’interno delle organizzazioni dal punto di vista umano sia modalità per ottimizzare le risorse, i processi e la tecnologia necessari a raggiungere i risultati di business determinati.

Nei progetti di cambiamento ci si trova di frequente a fronteggiare resistenze non previste nelle persone, che di fatto impediscono di raccogliere il consenso necessario al successo del progetto. Questo accade perché il cambiamento ha un forte impatto sulle abitudini delle persone, che per loro natura mostrano sempre una certa resistenza ad uscire dalla propria “comfort zone”. Parliamo di avversione al mutamento dello “status quo” una componente della natura umana che ci spinge a proteggerci dal non noto e a rifugiarci negli spazi noti e confortevoli dell’abitudine. Una risposta istintiva che si attiva quando il cambiamento non è voluto o cercato dalla persona stessa, ma imposto dalle circostanze o dal “sistema” esterno. Per semplificare, è una resistenza che si innesca quando qualcuno o qualcosa ti obbliga a fare le cose in modo diverso. Di fronte a tale condizione, la paura (di perdere il lavoro, il ruolo, risorse, etc.) come anche la costrizione, possono essere leve piuttosto efficaci nel muovere le persone verso un cambiamento imposto dall’alto. Però, il rovescio della medaglia di fronte a una tale impostazione è che le cose possono funzionare solo nel breve periodo, in quanto le persone sono mosse secondo un assetto “via da” e non “verso qualcosa”. Questo approccio non genera perciò la spinta propulsiva necessaria a muovere l’organizzazione verso un cambiamento concreto e di successo. Un’ impresa per competere nei mercati globali, ha bisogno di persone ingaggiate, motivate e responsabili, che sentano proprio il progetto per cui stanno lavorando, ed è solo questa la leva che permette di creare le condizioni necessarie per diffondere energia positiva e generare “forza motrice” duratura.

Tutte le difficoltà finora descritte possono comunque essere risolte attraverso un percorso di Change Management con il quale, è possibile creare le condizioni per accompagnare le persone verso nuovi obiettivi e consuetudini, preparandole, equipaggiandole e supportandole nel percorso del cambiamento al fine di raggiungere successo e risultati per tutti, sia per le persone che per l’organizzazione.

In questo quadro di riferimento, chi ha la responsabilità del Change Management deve progettare interventi finalizzati a favorire ed accelerare l’adesione al cambiamento aiutando le persone a riconoscere che ogni miglioramento è frutto di una trasformazione.

 

IL PROCESSO DI GESTIONE DEL CAMBIAMENTO

Un’efficace Change Management aiuta l’azienda nel suo insieme, e le persone dei vari team, a vedere il successo e il progresso che il cambiamento può portare. In particolare, una gestione del cambiamento efficace permette di raggiungere gli obiettivi aziendali, di massimizzare il ROI delle attività gestite e realizzare progetti in tutta l’azienda con costi inferiori, maggiore efficienza e una migliore adozione generale da parte degli utenti.

Un processo di Change Management vincente prevede il coinvolgimento delle persone giuste e piani che tengano conto dei seguenti passaggi:

  • Definisci l’obiettivo finale. Il primo punto cardine per una gestione del cambiamento efficace è capire qual è l’obiettivo finale. Quando tutto è stato detto e fatto, qual è l’effettivo cambiamento che deve avvenire? È fondamentale definire il risultato finale in modo da poterlo condividere facilmente per allineare tutti sulla stessa visione, su ciò che va fatto e sui benefici che si possono ottenere.
  • Comprendi l’impatto delle tue azioni. Quando ti stai preparando per un cambiamento, è importante capire esattamente chi avrà un impatto dalle attività e quali saranno gli effetti su di loro. Per alcune persone, potrebbe significare promozioni o nuovi incarichi. Per altri, può significare un drastico cambiamento nel loro intero sistema di lavoro. È importante anticipare per capire come il cambiamento inciderà sulle singole persone perché solo così sarà possibile agire nel modo migliore per prepararli e addestrarli.
  • Identifica i leader chiave del cambiamento. In ogni processo di gestione del cambiamento di successo, ci sono champion o leader di riferimento del progetto, i quali, con il loro contributo aiutano a guidare il processo per arrivare al successo. Coinvolgere i diversi membri dei team per comprendere i cambiamenti e trasferire i vantaggi che ne derivano, contribuirà ad avere un impatto positivo su tutto il team. Che siano manager o dipendenti, che affrontano un impatto diretto, apprezzeranno il coinvolgimento nelle prime fasi del processo decisionale e avranno un’idea di come questo cambiamento sarà utile all’intera organizzazione. I loro feedback possono essere estremamente validi nella creazione di un piano che poi diventerà un’esperienza positiva per tutti gli altri.
  • Rendi il tuo team entusiasta del cambiamento. Per ottenere un cambiamento di successo, occorre coinvolgere tutte le persone interessate. Inizia con un grande incontro di presentazione del progetto la cui visione condivisa può entusiasmare tutti per la comunicazione del potenziale positivo atteso dal cambiamento. Evidenziare vantaggi e benefici che ne derivano, porterà ad una rapida adesione delle persone.
  • Pianifica una comunicazione aperta. Prepara da subito un piano per comunicare al team come sta andando il cambiamento. Aggiornamenti settimanali, via email o con riunioni, possono essere un ottimo modo per assicurare tutti che si sta andando nella giusta direzione. La trasparenza è fondamentale affinché le persone si sentano coinvolte e parte del cambiamento. Probabilmente evidenziare ciò che si sta imparando sul cambiamento mostrando i primi risultati, può portare a risultati migliori.
  • Cerca gli ostacoli e i modi per aggirarli. Una parte importante del Change Management è cercare gli ostacoli che possono frenare il buon esito del progetto. Man mano che gli effetti del cambiamento arrivano, è importante pensare a quali ostacoli potrebbero essere sulla via del successo. Quando si è in grado di anticipare le criticità, è più semplice trovare un modo per aggirarle prima che diventino problemi enormi. Inoltre, quando si è nella condizione di comunicare alle persone che in caso di difficoltà si comprende che “quel tale blocco” potrebbe essere un problema e si sta già lavorando su una soluzione, loro si sentiranno più sicure e fiduciose.
  • Stabilisci obiettivi e traguardi specifici. Il cambiamento può sembrare ambiguo e frustrante per le persone, quindi obiettivi e traguardi specifici possono aiutare ad eliminare l’ambiguità dal cambiamento. I membri del team sapranno a cosa stanno lavorando e si sentiranno sicuri di poter raggiungere il loro obiettivo e dunque il traguardo. Anche stabilire le scadenze per step può aiutare a far sentire le persone più sicure in ciò che ci si aspetta da loro e quando. Essere il più specifici possibile è molto vantaggioso per la gestione del cambiamento.
  • Utilizza una formazione efficace. La formazione sarà fondamentale per un cambiamento di successo nella propria organizzazione. I team potrebbero aver bisogno di formazione su nuove skills, programmi, applicazioni software o sistemi. Potrebbe essere necessario far salire a bordo nuovi manager, formarli e i dipendenti potrebbero aver bisogno di entrare in sintonia con i loro nuovi referenti. Pianificare in anticipo per una formazione efficace, assicurerà che i cambiamenti abbiano successo, che tutti comprendano come funziona il nuovo processo e che tutti abbiano l’opportunità di farlo
  • Trova rapidamente una grande vittoria. Quando si verifica un cambiamento nella propria organizzazione, è importante ottenere rapidamente una grande vittoria. Dunque, è importante individuare un’esperienza positiva che abbia portato risultati interessanti e che possa motivare, per condividerla con il team allo scopo aiutarli a sentirsi ingaggiati e sicuri dei cambiamenti. Celebrare una grande vittoria aiuterà le persone dell’organizzazione a sentirsi coinvolti e felici del cambiamento.
  • Monitora le prestazioni e fai degli aggiustamenti se necessario. È importante sapere che se le azioni messe in atto saranno efficaci, è comunque necessario monitorare regolarmente lo stato delle cose ed eventualmente fare degli aggiustamenti. È bene controllare come stanno andando i cambiamenti e chiedere regolarmente al proprio team dei feedback. Tale approccio consente di capire se è necessario apportare modifiche alle azioni in corso affinché il piano continui ad avere un impatto positivo nel tempo. Utilizza i report per capire in che modo i cambiamenti influiscono sulle persone e sull’organizzazione nel suo insieme e adattali secondo le necessità per assicurarti di continuare a rendere il cambiamento utile al successo dell’organizzazione.

 

CONCLUSIONE

Le organizzazioni sono fatte principalmente di idee e conoscenze, di competenze e abilità, di relazione e condivisione ovvero di tutti quei fattori che uniti insieme portano al raggiungimento dei risultati. In altre parole, il patrimonio aziendale è rappresentato di fatto dalle persone. Questa affermazione è vera oggi più che mai soprattutto nel rapido e mutevole scenario lavorativo, dove la realtà in cui operano le persone e le organizzazioni diventa sempre più frammentaria e impone la necessità di misurarsi con la complessità. Il periodo storico che stiamo vivendo è sicuramente quello a più alto tasso di innovazione tecnologica nella storia dell’umanità. Tale avanzamento sta generando trasformazioni che interessano tutti i settori ed incessanti cambiamenti di tipo esponenziale, combinatorio e ricorsivo. Un nuovo modo di vedere le cose che obbliga il management a cambiare continuamente l’assetto della propria organizzazione. Per agevolare questo processo occorre creare occasioni per conoscere e valorizzare le risorse interne, affinché si possa lavorare al meglio alla costruzione del progetto di cambiamento, ma anche al fine di creare un clima lavorativo più sano e produttivo, capace di far percepire benessere nell’intera organizzazione rendendo le persone, consapevoli e soddisfatte in quanto partecipi del proprio ruolo e parte attiva di quanto sta avvenendo.

 

 

“Non sempre cambiare equivale a migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare.”

Winston Churchill

 

SZ

Sandro Zilli
sandro.zilli@yahoo.it

INNOVATION MANAGER - BUSINESS COACH

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